Laporan Kegiatan Workshop Standard Operating Procedure Akuntansi RS dan Penghitungan Biaya Pelayanan TB/MDR-TB

Laporan Kegiatan

Workshop Standard Operating Procedure Akuntansi RS dan Penghitungan Biaya Pelayanan TB/MDR-TB

Sebagai bagian dari kegiatan Sustainable Hospital Delivery Managing System for TB and MDR-TB Care (HDMS TB/MDR-TB) Phase 2

Peningkatan Mutu dan Efisiensi Pelayanan Klinis di Rumah sakit kerjasama antara RSUP Dr. Sardjito, RS Bethesda Yogyakarta, RS Islam Jakarta Cempaka Putih dan PKMK FK UGM

k1 Latar Belakang

Sejalan dengan penyebaran teknologi dan perkembangan dunia kedokteran, biaya pelayanan kesehatan menjadi semakin meningkat. Hal ini merupakan tantangan yang tidak mudah bagi penyelenggaraan pelayanan kesehatan. Dampak peningkatan biaya pelayanan kesehatan tersebut tentunya dirasakan oleh masyarakat pengguna jasa pelayanan kesehatan, lembaga pembayar dan penyelenggara pelayanan kesehatan terutama rumah sakit. Untuk itu, rumah sakit dituntut untuk mampu mengelola keuangannya secara efisien dan efektif sehingga dapat mengoptimalkan kinerja dengan dana yang ada.
Informasi biaya menjadi hal yang penting, karena dengan adanya informasi ini pihak pimpinan akan dapat menilai kinerja setiap instalasi guna peningkatan kinerja di masa datang.  Disamping itu informasi biaya khususnya unit cost juga bisa dijadikan dasar dalam penetapan tarif pelayanan di rumah sakit. Karena apabila rumah sakit ingin menciptakan pembiayaan yang optimal dan mutu yang baik, seharusnya tarif yang ada harus bisa mencerminkan realitas biaya yang terjadi.

a2 Tujuan

Tujuan dari pelatihan ini adalah sebagai berikut:

  1. Mengenalkan template analisis biaya
  2. Melatih peserta untuk menggunakan template analisis Biaya Langsung dan Biaya Tidak Langsung yang terjadi di pelayanan TB/MDR-TB sesuai dengan Clinical Pathway yang telah dimiliki oleh RS
  3. Mengawali aktivitas analisis biaya langsung dan biaya tidak langsung untuk pelayanan TB/MDR-TB
  4. Menyusun SOP Akuntansi Rumah Sakit untuk pelayanan TB/MDR-TB

a3 Tempat dan Waktu

Tempat dan waktu workshop di :

  • RS Bethesda Yogyakarta pada 19 – 20 Desember 2014
  • RS Islam Jakarta Cempaka Putih, 23 – 24 Desember 2014
  • RSUP Dr. Sardjito, 8 – 9 Januari 2015

Kebutuhan data:

  1. Untuk penyusunan SOP Akuntansi RS, data yang dibutuhkan adalah alur dokumen mulai dari pasien datang sampai dengan pasien pulang
  2. Untuk menghitung biaya sesuai dengan clinical pathway, data yang dibutuhkan sebagai berikut:

    A. Data Global Rumah Sakit

  1. Data Laporan Keuangan Setahun terakhir/ Semester Terakhir
  2. Data Jumlah SDM RS (dikelompokkan per Unit
  3. Data Pendapatan RS (dikelompokkan per Unit)
  4. Data TT Seluruh RS (dikelompokkan per Unit)
  5. Data Jumlah Kunjungan Rawat Jalan RS (dikelompokkan per Unit)
  6. Data Jumlah Hari Rawat (dikelompokkan per unit)
  7. Data Tarif
  8. Data Aset Tetap (Jumlah dan Harga untuk masing-masing Unit di RS)
  9. Data Bangunan
  10. Data Distribusi Gizi
  11. Data Pemeliharaan
  12. Data Luas Ruangan masing-masing unit di rumah sakit
  13. Data Biaya Lain-lain : Diklat, Perjalanan dinas, dsb

    B.    Data Unit Pendukung

  1. Data Manajemen: Biaya SDM, Biaya BHP, Biaya Pemeliharaan Aset tetap, Biaya Penyusutan Aset Tetap
  2. Data Unit IPSRS : Biaya SDM, Biaya BHP, Biaya Pemeliharaan Aset tetap, Biaya Penyusutan Aset Tetap
  3. Data Unit Laundry: data distribusi Laundry, Biaya SDM, Biaya BHP, Biaya Pemeliharaan Aset tetap, Biaya Penyusutan Aset Tetap
  4. Data Unit Gizi: Jumlah SDM, Biaya SDM, Jumlah Distribusi ke Unit-unit, Data Biaya Belanja Bahan Makanan, Biaya SDM, Biaya BHP, Biaya Pemeliharaan Aset tetap, Biaya Penyusutan Aset Tetap
  5. Data Unit Farmasi : Jumlah SDM, Biaya SDM, Biaya BHP, Biaya Pemeliharaan Aset Tetap, Biaya Penyusutan Aset tetap, Data Distribusi BHP Medis & Non Medis

    C.     Data Unit Pelayanan

  1. Data Unit Rawat jalan (TB): biaya langsung tindakan TB,data jenis dan jumlah tindakan di unit ybs, waktu yang dibutuhkan untuk sekali  tindakan, jumlah kunjungan di unit ybs,Data Biaya SDM, Biaya BHP, Biaya Pemeliharaan, Biaya Penyusutan Aset Tetap
  2. Data Unit Rawat Inap (TB): biaya langsung tindakan TB ,data Jenis tindakan di unit ybs, jumlah tindakan, waktu yang dibutuhkan untuk sekali tindakan, jumlah hari rawat, jumlah TT, Data Biaya SDM, Biaya BHP, Biaya Pemeliharaan, Biaya Penyusutan Aset Tetap
  3. Data Penunjang Radiologi: biaya langsung tindakan TB , Data Jenis Tindakan, jumlah tindakan, waktu yang dibutuhkan untuk sekali tindakan, biaya BHP, biaya pemeliharaan aset tetap, baya penyusutan aset tetap
  4. Data Penunjang Laboratorium: biaya langsung tindakan TB , Data Jenis Tindakan, jumlah tindakan, waktu yang dibutuhkan untuk sekali tindakan, biaya BHP, biaya pemeliharaan aset tetap, baya penyusutan aset tetap

Peserta

Peserta yang diharapkan pada workshop ini adalah:

  1. Staf medis yang menyusun CP TB
  2. Staf bagian akuntansi dan keuangan RS.

Narasumber

Narasumber pada workshop ini adalah:

  1. Yos Hendra, SE, MM, Ak
  2. Barkah Prasetyo, SE, Ak
  3. Putu Eka Andayani, SKM, MKes

Anggaran

Untuk melaksanakan workshop ini, anggaran akan berasal dari PKMK FK UGM dan RS Bethesda Yogyakarta dengan sharing sebagai berikut:

  1. Biaya narasumber (honorarium, transportasi dan akomodasi) dan penggandaan materi: PKMK FK UGM
  2. Biaya penyelenggaraan workshop (penyediaan ruang dan perlengkapannya, distribusi undangan kepada peserta workshop, konsumsi): RS Bethesda Yogyakarta

calendar_icon Jadwal Detil Workshop

Hari Pertama

WaktuAktivitasNarasumber/P.Jawab
08.00 – 08.20

Pembukaan

Perkenalan

PKMK FK UGM
08.20 – 09.00Penjelasan mengenai HDMS Project dan tujuan workshop dan DiskusiPKMK FK UGM
09.00 – 09.15Coffee breakPanitia
09.15 – 10.30Mengidentifikasi alur dokumen di Unit-unit Pelayanan yang terkait dengan TBPKMK FK UGM
10.30 – 11.30Alur dokumen di RSRumah Sakit
11.30 – 13.00ISHOMA 
13.00 – 14.30Menyusun SIA/SOP Keuangan RSPKMK FK UGM
14.30 – 14.45Coffee breakPanitia
14.45 – 15.45Menyusun SIA/SOP Keuangan RSPKMK FK UGM

Hari Kedua

WaktuAktivitasNarasumber/P.Jawab
08.30 – 10.00Penjelasan template Penghitungan Biaya sesuai dengan CPPKMK FK UGM
10.00 – 10.15Coffee breakPanitia
10.15 – 12.00Menghitung Biaya sesuai dengan CPPKMK FK UGM
12.00 – 13.00ISHOMA 
13.00 – 14.30Menghitung Biaya sesuai dengan CPPKMK FK UGM
14.30 – 14.45Coffee breakPanitia
14.45 – 15.45Wrap up, kesimpulan, Penugasan Lebih Lanjut  dan PenutupPKMK FK UGM

Output Workshop

  1. Peserta menguasai template analisis biaya
  2. Teridentifikasinya beberapa jenis biaya langsung dan biaya tidak langsung
  3. Terdapatnya alur dokumen di unit-unit pelayanan dan unit-unit penunjang

Follow Up Workshop

Setelah pelatihan selesai, peserta diberi waktu selama 30 hari kerja untuk melengkapi form/template analisis biaya, untuk menjadi bahan evaluasi dan workshop lebih anjut.

Kegiatan Workshop SOP Akuntansi Dan Penghitungan Biaya Pelayanan TB dan TB/MDR di 3 Rumah Sakit.

81Kegiatan workshop SOP Akuntansi dan Penghitungan Biaya TB dan TB/MDR dilakukan di masing masing rumah sakit. Workshop di RS Bethesda Yog­ya­karta dilakukan pada jumat-sabtu, 19-20 Desember 2014. Di RS Islam Jakarta Cem­paka Putih workshop dilakukan pada selasa rabu, 23-24 Desember 2014. Dan workshop terakhir dilakukan di RSUP Dr. Sardjito pada hari kamis jumat, 8-9 Januari 2015. Pelaksanaan workshop ini mundur beberapa minggu dari jadwal semula karena padatnya kegiatan di rumah sakit dan juga menyesuaikan dengan kegiatan narasumber dari PKMK FK UGM.

82Seperti telah disebut diatas bahwa tujuan dari pelatihan ini adalah sebagai berikut: Pertama, mengenalkan tem­plate analisis biaya, Kedua, melatih peserta untuk meng­gunakan template analisis Biaya Langsung dan Biaya Tidak Langsung yang terjadi di pelayanan TB/MDR-TB sesuai dengan Clinical Pathway yang telah dimiliki oleh RS, Ketiga, mengawali aktivitas analisis biaya langsung dan biaya tidak langsung untuk pelayanan TB/MDR-TB. Dan keempat, Menyusun SOP Akuntansi Rumah Sakit untuk pelayanan TB/MDR-TB

83Antusiasme peserta dalam workshop ini sangat terasa mulai saat perencanaan pelaksanaan workshop itu sendiri hingga pelaksa­naannya. Hal ini dikarenakan 3 rumah sakit ini, pertama, bagi pihak menejemen tentang biaya pelayanan menjadi issue yang penting ketika dikaitkan dengan pelayanan yang ditanggung oleh BPJS. Kedua, ada kesalahan pengertian antara biaya pelayanan (unit cost) dengan tarif (price). Sejak awal ketika ditanya apakah rumah sakit sudah memeiliki unit cost, pada umumnya menjawab sudah akan tetapi yang ditunjukkan adalah hasil penghitungan tarif. Ketiga, sudah pernah melakukan penghitungan biaya pelayanan, akan tetapi tidak pernah selesai hingga workshop ini dilakukan. Memang ada pertimbangan dalam penyusu­nan biaya pelayanan, apakah me­lan­jutkan apa yang sudah diker­jakan sebelumnya atau mulai adari awal lagi dengan template peng­hitungan biaya pelayanan dari PKMK FK UGM. Atas kesepakatan dari semua peserta maka penghitungan biaya dimulai dari awal lagi. Dan keempat, bahwa template yang sudah dipelajari ini dapat digunakan untuk penghitungan biaya pelayanan lain di rumah sakit. Khusus pada workshop ini template yang digunakan adalah untuk pelayanan TB dan TB/MDR. Bahkan ketika workshop ini masih berjalan sudah ada unit pelayanan lain di salah satu rumah sakit untuk ikut dihitungkan unit cost nya. Akan tetapi seperti sejak dari awal kita jelaskan bahwa penghitungan unit cost pelayanan didasari oleh standar-standar pelayanan klinis yang sudah ada, atau yang telah disahkan oleh rumah sakit. Untuk itu maka lankah pertama yang harus dilakukan dalam penghitungan unit cost adalah penyusunan clinical pathway pelayanan tersebut.

Jumlah peserta dalam workhop SOP Akuntansi dan Penghitungan Biaya TB dan TB/MDR  cukup banyak, di masing masing rumah sakit sekitar 40 orang.  Peserta dalam workshop ini terdiri dari bagian atau unit unit yang berhubungan dengan pelayanan TB dan TB/MDR baik di rawat jalan maupun di rawat ianap, yaitu Keuangan, akauntansi, rawat jalan, rawat inap, laboratorium, farmasi, rekam medis, radiologi, IPSRS, gizi, dan laundry.

84Workshop SOP Akuntansi dan Penghitungan Unit Cost Pelayanan TB dan TB/MDR di rumah sakit diawali oleh sambutan dari direktur rumah sakit. dr. M. Syafak Hanung, Sp.A, MPH, Direktur Utama RSUP Sardjito dalam sambutannya melihat bahwa penghitungan unit cost, seberapa sulitnya, merupakan satu langkah maju dari rumah sakit dalam upaya memberikan pelayanan yang paripurna. Artinya biaya yang harus ditanggung oleh pasien benar benar disusun berdasarkan alasan yang sangat logik. Selain itu hingga saat ini masih ada beberapa pelayanan, yang sebenarnya harus dimasukkan dalam BPJS, hingga hari ini belum dimasukkan dalam pertanggungan BPJS, yaitu pelayanan TB/MDR.

Workhop ini dilanjutkan oleh penyampaian materi dari Putu Eka Andayani, SKM, MKes dari PKMK FK UGM dengan judul materi Pengembangan/Upgrade Sistem Informasi Akuntansi dan Penghitungan Biaya Pelayanan TB di Rumah Sakit. Dalam sesi ini disampaikan tentang latar belakang dari kegiatan ini dengan melihat tantangan rumah sakit khususnya bagaimana meningkatkan mutu pelayanan dan juga meningkatkan efisiensi biaya pelayanan.TB dan TB/MDR merupakan kasus yang kompleks dan memerlukan terapi jangka panjang. Hasil penelitian terdahulu menunjukkan bahwa standar tatalasana tuberkulosis belum sepenuhnya diterapkan di rumah sakit, selain itu pembiayaan pelayanan TB yang bersifat eksternal mengancam keberlangsungan keterlibatan rumah sakit. Selain itu juga informasi biaya untuk dasar pengambilan keputusan manajemen.

85Lebih lanjut dijelaskan tentang tujuan dari pelatihan ini adalah sebagai berikut: Pertama, mengenalkan template analisis biaya. Kedua, melatih peserta untuk menggunakan template analisis Biaya Langsung dan Biaya Tidak Langsung yang terjadi di pelayanan TB/MDR-TB sesuai dengan Clinical Pathway yang telah dimiliki oleh RS. Ketiga, mengawali aktivitas analisis biaya langsung dan biaya tidak langsung untuk pela­yan­an TB dan MDR-TB. Dan keempat, menyu­sun SOP Akuntansi Rumah Sakit untuk pelayanan TB/MDR-TB.

Bu Putu Eka lebih lanjut menjelaskan framework dari kegiatan Sustainable Hospital Dilevery and Managing System TB and TB/MDR Phase 2, khususnya intervensi yang akan dilakukan dalam peningkatan efisiensi pelayanan TB dan TB/MDR. Dari sisi analisis biaya beberapa hal yang akan dilakukan yaitu mengidentifikasi alur pasien berdasarkan clinical pathway dan pedoman pelayanan klinis yang baru, mengidentifikasi jumlah sumber daya yang terlibat dan yang tersedia dalam alur pasien, mengidentifikasi biaya untuk setiap sumber daya, serta menganalisis biaya per pasien.

Materi berikutnya adalah Penyusunan SOP Sistem Informasi Akuntansi yang disampaikan oleh Yos Hendra, SE, MM, Ak. Narasumber kedua mengawali dengan melihat apakah sistem itu. Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen‐komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Demikian halnya

Sistem Informasi Akuntansi memiliki tujuan :

  • Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi dengan valid
  • Mengklasifikasi transaksi secara tepat
  • Mencatat transaksi pada nilai moneter yang tepat
  • Mencatat transaksi dalam periode akuntansi yang tepat
  • Menampilkan secara tepat semua transaksi dan pengungkapan berkaitan dalam laporan keuangan

86Sedangkan fungsi dasar dari Sistem Informasi Akuntansi meliputi menginte­pretasikan dan merekam transaksi bisnis, mengklasifikasikan transaksi sejenis menjadi laporan yang bermanfaat, dan meringkas dan mengkomunikasikan informasi untuk pengambilan keputusan.

Lebih lanjut Pak Yos Hendra menjelaskan tentang apa itu Standard Operating Prosedure SIA, yaitu suatu pedoman operasional bagi manajemen dan pelaksana dalam pengelolaan tran­saksi‐transaksi di rumah sakit yang berisi aturan main, pembagian tugas dan wewenang yang jelas dalam proses penyusunan laporan keuangan sehingga output yang dihasilkan menjadi accountable, tracable, dan auditable. SOP SIA akan mengatur mengenai prosedur transaksi, bagan alur/flowchart, kaitan antar unit, formulir‐formulir, unsur pengendalian internal dalam tiap‐tiap prosedur.

Setelah makan siang kegiatan dilanjutkan dengan pengenalan template penyusunan unit cost yang dijelaskan oleh Barkah Prasetya, SE, Ak. Template ini dikhususkan pada pelayanan TB. Bagian atau unit yang terlibat adalah Bagian Keuangan dan Akuntansi, Bagian Manajemen, Bagian Rawat Inap, Rawat Jalan, Radiologi, Radiologi, Farmasi, Bagian rekam Medis, Instalasi Gizi dan Instalasi Laundry.

Pada hari kedua workshop ini lebih banyak pada pengisian template unit cost oleh semua bagian atau unit yang terkait dengan pelayanan TB dan TB/MDR. Pada hari kedua ini para peserta sangat antusias mengerjakan template penghitungan unit cost pelayanan TB. Hingga akhir pelatihan, ternyata masih banyak unit yang belum dapat menyelesaikan pengisian template ini, sehingga proses analisis data yang dijadwalkan dapat dilakukan pada akhir hari kedua tidak dapat dilakukan. Beberapa permasalahan dalam proses pengisian template, antara lain petugas bagian atau unit tidak hadir pada saat awal pelatihan, data data yang dibutuhkan masih dalam bentuk manual (dalam buku catatan) sehingga harus mengulang lagi data yang ada. Kurang adanya koordinasi dari staf yang ada dalam unit tersebut juga menjadi permasalahan tersendiri dalam pelatihan ini.

Dan pada akhir acara pihak rumah sakit mengusulkan untuk menambah waktu pelatihan ini 2 hari lagi. Dan pelaksanaan pelatihan disepakati pada akhir acara ini. Pelaksanaan pelatihan tambahan hingga saat ini baru dapat dilakukan di 2 rumah sakit, yaitu di RS Bethesda Yogyakarta dan RS Islam Jakarta Cempaka Putih. Pelatihan tambahan di RSUP Sardjito belum dapat dilakukan karena penuhnya kegiatan di RSUP Sardjito

Materi:

icon-powerpoint WS SIA-Otsuka

icon-powerpoint Materi Pelatihan SOP SIA

icon-powerpoint Prosedur Pengelolaan Persediaan

 

Trackback from your site.

Leave a comment